Come scegliere un software gestionale o un software per la contabilità aziendale

La scelta del software gestionale e di contabilità è molto importante. Seguite questa guida di Finson.com per sapere le domande da porsi e trovare le risposte!

Avete dei dubbi su come scegliere il vostro software gestionale per Windows?

Vi state perdendo tra le mille informazioni che trovate su Internet?

Ok, allora cercheremo di aiutarvi a chiarirvi le idee.

Prima di tutto, dovete capire che cosa effettivamente state cercando e che tipo di competenze avete voi o le persone che dovranno usare il programma.

Uno degli errori più frequenti è infatti proprio quello di non valutare correttamente necessità e conoscenze.

Per intenderci, per usare un software di contabilità serve una persona con un minimo di esperienza in materia, mentre chiunque può imparare ad utilizzare un software gestionale dedicato alle attività ordinarie (fatturazione, magazzino, gestione delle anagrafiche, ecc. ecc.)

Per fare un esempio pratico, possiamo dire che tutto quello che siete già in grado di fare su un foglio di carta con un software lo farete molto meglio.

Poi dovete valutare se avete l'hardware giusto per le vostre esigenze.

Se il computer lo userà solo una persona molto probabilmente basterà quello che avete, ma se dovrete usare il programma contemporaneamente su più PC (naturalmente se questo è previsto dal programma) vi servirà una rete locale.

Qualora vogliate accedere al vostro programma da un computer remoto, potrete sempre farlo usando programmi gratuiti come Teamviewer.

Ma Windows va bene per la mia attività?
Se vi state facendo tentare da sistemi come AS400, pensateci molto bene: è vero che sono sistemi molto potenti, ma i costi nascosti sono davvero tantissimi! E per qualunque modifica o aggiornamento dovrete spendere tanto!

Ma mi serve proprio un PC?
Con la diffusione degli smartphone e dei tablet, molti vorrebbero utilizzarli al posto dei PC anche per la gestione di attività aziendali.
Sconsigliatissimo: per lavorare serve una tastiera e una potenza di calcolo/archiviazione che solo un classico computer vi può offrire.

E le applicazioni in cloud?
Sono sicuramente un fenomeno importante, che soddisfa molte esigenze.
Ma in presenza di connessioni critiche, purtroppo molto frequenti, lavorare diventa impossibile.

Per finire, ecco l'elenco di quello a cui bisogna prestare attenzione quando si sceglie un software gestionale:

1. DURATA E COSTO DELLA LICENZA

Controllate prima di tutto se state acquistando una licenza senza scadenza oppure una licenza che va pagata ogni anno.
Poi dovete controllare se il programma che vi propongono  è per una sola o per più postazioni in rete: molte software house fanno pagare a parte la multiutenza.
Piccolo dettaglio, non trascurabile: ricordatevi sempre di controllare se il prezzo che vi stanno chiedendo è iva esclusa o iva compresa (come su WWW.FINSON.COM), fa la differenza!
Tutti questi elementi sono molto importanti per capire il costo reale!

2. SERVIZI DI ASSISTENZA

Questo è un argomento delicatissimo e molto critico. 
Quasi tutte le software house ricavano buona parte del loro profitto dalla vendita dei servizi di supporto obbligatori, che possono costare anche migliaia di euro all'anno.
Non a caso chi fa pubblicità vantando servizi di assistenza superlativi si guarda bene dal dire quanto costano e il fatto che sono obbligatori.
Finson per scelta offre gratuitamente il servizio di supporto via email mentre è a pagamento (con piani veramente economici) l'assistenza telefonica.

3. AGGIORNAMENTI

Altro 'trucco' spesso usato da molti produttori è l'uscita del tecnico obbligatoria per qualunque cosa, compresa l'installazione degli aggiornamenti: sarà anche comodo, ma non è mai gratis, anzi!
Noi, che abbiamo decine di migliaia di installazioni su tutto il territorio, preferiamo fare software che si installano facilmente, piuttosto che guadagnare sulle uscite di un tecnico.

4. PERSONALIZZAZIONI

La maggior parte delle software house offre la possibilità di personalizzare i programmi.
Se non si hanno esigenze davvero particolari, ricordatevi che questi processi di personalizzazione sono davvero costosi e in molti casi vanno sempre rifatti quando esce la nuova versione di un programma!
Noi da sempre preferiamo raccogliere tutte le richieste e cercare di integrarle nei nostri software, per renderli sempre più completi e potenti.

5. LE VERSIONI DIMOSTRATIVE

Prima di acquistare un software, provate la demo per rendervi conto se il programma che state per scegliere soddisfa le vostre esigenze. Se la demo non è disponibile, diffidate!

6. IL SOFTWARE 'NATO IERI'

Un software deve avere una storia se non si vuole rischiare di trovarsi abbandonati.
Questa scelta è rischiosa, perchè se un programma viene abbandonato è davvero difficile (se non impossibile) recuperare i dati.

7. LE NUOVE NORMATIVE

Negli ultimi anni ci sono state davvero tantissime novità da implementare: lo Spesometro, la Fatturazione Elettronica, la Certificazione Unica, lo Split Payment, il Reverse Charge, la GDPR.
Tenersi aggiornati è un costo, ma una software house deve farlo per essere pronta immediatamente con gli aggiornamenti.
Noi partecipiamo in continuazione a convegni con la Pubblica Amministrazione e facciamo parte di Assosoftware proprio per garantirvi di essere sempre pronti. E per le nostre modifiche, quando proprio non riusciamo a inserirle gratuitamente, chiediamo poche decine di euro contro le migliaia chieste da altre software house per lo stesso tipo di intervento.

8. I MODULI DI STAMPA

I nostri software prevedono la personalizzazione da parte dell'utente di tutti i moduli.
Può sembrare una cosa banale, ma anche in questo caso altre software house vi obbligano ad acquistare il servizio a parte. E ogni modifica successiva costa.

Ecco, adesso forse avete qualche elemento in più per decidere quale software acquistare!

Se vi servono informazioni o se volete farci sapere se questa mini guida vi è stata utile, scriveteci a contattaci@finson.com.

Buona navigazione su WWW.FINSON.COM!