Come scegliere un software gestionale

Dalla storia ai tempi nostri

I software gestionali: cosa sono e perché sono utili

Immaginiamo una qualsiasi azienda, che produce articoli di moda, lampade o quello che più preferite. E immaginiamo che un qualsiasi giorno un cliente richieda la fornitura di un prodotto. Bisognerà allora verificare la giacenza di magazzino, recuperare il prodotto, consegnarlo al cliente, emettere la fattura, registrare la vendita. Se la scorta dell’articolo non è abbondante si potrà anche decidere di avviare la produzione. Le attività da svolgere sono davvero molte e il tempo necessario per portarle a termine rischia di essere superiore al tempo dedicato alle attività di business vero e proprio.

Ecco che entrano in gioco i software gestionali, programmi informatici che semplificano la conduzione di un’azienda.

Cos’è un software gestionale

Un software gestionale è un sistema informatico complesso composto da programmi e moduli applicativi che semplifica i processi gestionali e lavorativi di un’azienda. Automatizza il processo aziendale, riducendone i tempi.

La diffusione dei software all’interno delle aziende è andata di pari passo allo sviluppo dell’informatica. Oggi è impossibile pensare di portare avanti la gestione della propria impresa senza utilizzare un adeguato programma gestionale. Ogni software focalizza la propria attenzione su un aspetto specifico dell’azienda, a seconda delle esigenze degli utenti.

Per avere successo una realtà aziendale deve riuscire a migliorare la propria efficienza e la propria produttività. E per raggiungere quest’obiettivo i software gestionali possono essere degli alleati preziosi.

Dai primi software gestionali a oggi

I primi software gestionali iniziano a comparire negli anni Sessanta e Settanta. Propongono soluzioni per rendere più efficiente sia la pianificazione e programmazione dell’approvvigionamento delle materie prime nelle industrie produttive che la gestione degli stock di magazzino. Sono dotati di interfacce poco intuitive e non sono semplici da utilizzare.

Il software gestionale in senso moderno si diffonde a partire dagli anni Novanta, grazie allo sviluppo di interfacce grafiche evolute che consentono una gestione dei dati veloce, intuitiva e flessibile.

I nuovi software, oltre alle funzionalità di gestione dei processi legati alla produzione, offrono la possibilità di inserire moduli di supporto dei processi di vendita come per esempio la contabilità aziendale, le funzioni finanziarie, la gestione delle risorse umane, ma anche le attività basilari a livello direzionale: pianificazione strategica, programmazione e controllo del budget, analisi dei costi, attività di reporting.

Con l’avvento di Internet, il software gestionale si evolve ulteriormente consentendo l’integrazione di dati esterni e coinvolgendo fornitori, clienti e partner. È dotato di funzionalità aggiuntive che supportano queste nuove relazioni: moduli di CRM (Customer Relationship Management), di SCM (Supply Chain Management), di componenti software PLM (Product Lifecycle Management) e molto altro.

Vantaggi dei software gestionali

L’impiego sempre più diffuso dei software gestionali è sicuramente dovuto ai molteplici vantaggi che offrono. Tra questi:

• Velocità, sicurezza, precisione. I software gestionali permettono di effettuare rapidamente e con precisione qualsiasi tipo di operazione, dimezzando drasticamente i tempi e riducendo la possibilità di compiere errori umani. Inoltre, la possibilità di conservare i documenti in formato digitale assicura un alto livello di sicurezza.
• Riduzione del costo del lavoro. I software gestionali consentono di svolgere le operazioni in modo semplificato, con un risparmio di tempo che porta necessariamente a una riduzione dei costi di lavoro.
• Analisi, incrocio dati e reporting. Una caratteristica fondamentale dei software gestionali di nuova generazione è la possibilità di analizzare e incrociare un’enorme quantità di dati in tempo reale. Questi dati si rivelano cruciali per permettere alle aziende di impostare la propria strategia sulla base di indicatori specifici e di ottenere report periodici per monitorare questi indicatori.
• Uno dei vantaggi dei software gestionali è la possibilità che più persone li usino contemporaneamente per svolgere operazioni differenti.
• Integrazione dei processi di business. I software gestionali moderni integrano tutti i processi di business rilevanti di un’azienda, attraverso funzioni che sfruttano le ultime tecnologie.

Tipologie di software aziendali

Le tipologie di software gestionali sono numerose e si differenziano per le funzionalità che offrono. Alcuni software sono generici e si adattano a qualsiasi tipo di azienda, altri invece sono soluzioni studiate appositamente per specifici settori.

Software per la contabilità

Gestire la contabilità in modo semplice e veloce è un fattore fondamentale per il successo di qualunque tipo di impresa, a prescindere dalle dimensioni. I software gestionali aiutano a svolgere tutte le attività legate alla gestione delle spese, degli introiti e ad avere una visione d’insieme dei conti della propria azienda.

Grazie a un gestionale si possono semplificare tutte le procedure contabili riducendo la mole di lavoro, limitando la possibilità di errori o di dimenticanze fiscalmente sanzionabili.

Le operazioni che un gestionale consente di svolgere sono davvero tante: gestire le fatture, le note di credito, i registri IVA, la scrittura della prima nota, i bilanci, le fatture elettroniche…

Software per la gestione del magazzino

Molto utili sono i software per la gestione del magazzino, che consentono di ottimizzare la gestione delle scorte elaborando in tempo reale importanti informazioni aziendali. Soprattutto le aziende caratterizzate da ritmi di produzione molto elevati e che devono immagazzinare alte quantità di prodotti, devono poter contare su uno strumento affidabile che semplifichi il più possibile il flusso di lavoro.

Grazie al software si registrano le vendite e i carichi, si stabilisce quando riordinare la merce o la materia prima, si ottimizza l’inventario, si gestiscono i sottoscorta, le giacenze, i depositi, i resi e si creano dei flussi per tracciare il prodotto.

Gestionale clienti

I software gestionali clienti funzionano in base al CRM (Customer Relationship Management) consentendo di tenere traccia di tutte le comunicazioni e le attività con i clienti, attuali e potenziali, sviluppando opportunità commerciali mai viste prima.

Il CRM mira sia a incuriosire e informare il nuovo cliente che a migliorare il livello di soddisfazione di quello già acquisito fidelizzandolo. Rappresenta quindi uno strumento cruciale per la capacità commerciale dell’azienda e per il marketing.

Tracciando le abitudini di acquisto del cliente, intercetta i trend del mercato e può essere utilizzato per creare dei punti di contatto multicanale favorendo la finalizzazione della vendita.

Un programma gestionale clienti consente di accedere rapidamente alle anagrafiche dei clienti, visualizzare le loro richieste e i preventivi preparati, tracciare e analizzare tutte le fasi dell’iter di vendita, stilare report periodici e misurare le prestazioni di vendita, creare campagne marketing ad hoc, basate su specifici target.

Gestionale documenti

Questi software consentono di archiviare in maniera ordinata qualsiasi tipo di documento cartaceo o digitale rendendo facilmente disponibili le informazioni contenute.

I programmi di archiviazione documentale permettono di centralizzare l’archiviazione delle informazioni in maniera sicura grazie a sistemi di crittografia e ne rendono più facile e immediata la ricerca e la condivisione, agevolando i flussi informativi aziendali e risparmiando tempo.

Software gestionali per professionisti

Districarsi tra impegni e appuntamenti, gestire il portafoglio clienti in modo adeguato, emettere le fatture in maniera immediata è fondamentale per i liberi professionisti. Ecco che allora è indispensabile dotarsi di un software gestionale che semplifichi la loro vita, consentendogli di dedicarsi esclusivamente alla propria attività.

I gestionali sviluppati appositamente per i professionisti permettono di pianificare le attività dello studio, automatizzare i processi amministrativi, monitorare tutte le informazioni relative allo studio e ai clienti, ottenere report molto dettagliati su ogni aspetto del proprio lavoro.

Software ERP

Gli ERP sono sistemi di gestione che integrano tra loro tutti i processi di business più rilevanti. ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning, cioè la pianificazione delle risorse d’impresa.

Gli ERP coprono tutte le aree che possono essere monitorate e/o automatizzate (acquisti, vendite, produzione, magazzino, spedizioni, assistenza, contabilità, gestione finanziaria, etc). Sono sistemi integrati e modulari, capaci di gestire in maniera sinergica tutti i processi aziendali.

Gli ERP di seconda generazione (o ERP2) al loro interno comprendono ulteriori funzioni che permettono di interagire in tempo reale tra tutti i soggetti coinvolti nell’attività dell’impresa.

Si rivolgono contemporaneamente ai soggetti che operano all’interno dell’azienda e a coloro che operano esternamente, come operatori aziendali (tecnici, consulenti, venditori…) o le terze parti che compongono la filiera (clienti, filiali, fornitori, distributori…).

Come scegliere un software gestionale

Sul mercato ci sono tantissimi software gestionali. Ecco alcuni elementi da prendere in considerazione nella scelta e nell’implementazione di un software gestionale:

Funzionalità. Le esigenze delle aziende di oggi sono molto articolate, quindi sono necessari software capaci di rispondere ai bisogni di qualsiasi settore d’impresa. Inoltre, i programmi devono creare un ambiente ottimale per il processo decisionale ed essere abbastanza flessibili per adattarsi alle procedure aziendali, senza che queste debbano essere modificate per il suo funzionamento.

Semplicità di utilizzo. Un software gestionale funziona bene solo se tutti gli utenti riescono a usarlo senza difficoltà. Per questo motivo, il software deve mettere a disposizione delle risorse tutte le informazioni con semplicità e rapidità.

Adeguamento al business dell’azienda. Il sistema informatico deve adattarsi all’azienda e non viceversa, deve essere in grado di riconoscere le differenze tra i diversi settori di business e tenerne conto.