Come fare un business plan

dalla sezione descrittiva al piano finanziario

Pensate di avere un’idea imprenditoriale vincente nel cassetto? Da sempre sognate di aprire un locale in cui unire le vostre due passioni: vini e giochi da tavola? Avete un piccolo negozio e desiderate ampliarvi diventando una catena? Pensate che l’unico modo per aumentare i vostri profitti sia ingrandire il vostro magazzino e ammodernare i macchinari? Qualsiasi desiderio o progetto abbiate il primo passo è uno solo: stilare un buon business plan.

Scrivere un business plan può esservi utile in vari modi. Può aiutarvi non solo a ottenere i finanziamenti necessari ad avviare o far crescere un’attività o lanciare un progetto imprenditoriale, ma anche a delineare la vostra strategia di impresa e a identificare i potenziali ostacoli, a definire le risorse necessarie e il vostro piano di sviluppo.

Qualsiasi sia il motivo per cui decidete di scrivere un business plan, ci sono alcune regole da seguire per farlo al meglio.

Cos’è il business plan

Il business plan è un documento articolato che descrive un progetto imprenditoriale e spiega come un’idea può trasformarsi in un progetto d’impresa vero e proprio. Generalmente abbraccia un orizzonte temporale che va dai 3 ai 5 anni e quindi deve essere periodicamente aggiornato sulla base dei risultati ottenuti.

Viene usato sia per lanciare le start up, e in questo caso è una tappa cruciale per catturare l’interesse degli investitori e delle banche, sia nel caso di imprese già esistenti per raccogliere informazioni, svolgere valutazioni e analisi e per stimolare il management a raggiungere gli obiettivi d’impresa.

Per le nuove attività nel documento è opportuno riportare gli stadi di sviluppo dell’iniziativa imprenditoriale, con l’indicazione di quali fasi sono già state portate a termine e quali da avviare o completare. Per le realtà che già operano sul mercato, invece, è importante far conoscere l’azienda e la sua storia oltre che i traguardi già ottenuti in passato.

Business plan: a cosa serve

Il business plan risponde a obiettivi molteplici.

Svolge innanzitutto una funzione di comunicazione interna. Stabilisce il concept, illustra le strategie da seguire, le azioni da realizzare per apportare valore all’azienda e ottenere utili. È un documento che riassume la pianificazione aziendale e le attività di gestione.

Adempie anche alla funzione di comunicazione esterna. In questo caso illustra il progetto imprenditoriale e la sua fattibilità, aiuta a impostare la strategia da seguire per il successo dell’impresa, a valutare le performance e promuove il progetto agli stakeholder e agli operatori finanziari.

Infine, ha una funzione di verifica, sia nella fase preliminare dell’attività sia durante il suo svolgimento. Il business plan, infatti, è uno studio di fattibilità che aiuta a capire se un’idea imprenditoriale può funzionare, valutandone i punti di forza e di debolezza. Nella fase successiva, il piano economico-finanziario permette di verificare le performance aziendali con cadenza periodica e costante, in modo da adeguare strategie e azioni.

Le due anime del business plan

Il business plan si compone di una parte descrittiva (qualitativa) che contiene un’approfondita descrizione del progetto imprenditoriale con l’analisi delle caratteristiche e dei prodotti e/o servizi offerti, degli obiettivi dell’azienda e dei suoi core values, del mercato all’interno del quale si andrebbe a sviluppare e delle risorse necessarie per la sua realizzazione. In questa parte, inoltre, si effettua un’analisi del settore di appartenenza, della concorrenza, si evidenziano i punti di forza del progetto e le strategie attraverso cui l’azienda riuscirà a ottenere dei vantaggi competitivi rispetto ad altre analoghe.

Segue poi una parte numerica (quantitativa) che include proiezioni economiche e finanziarie relative all’idea di business. Qui si espone il progetto in numeri e si tiene conto del piano di affari, investimenti, flussi finanziari, finanziamenti e situazione patrimoniale.

Prima di scrivere il business plan

Per scrivere un business plan efficace bisogna considerare alcuni fattori. In primo luogo, bisogna avere ben chiaro l’obiettivo. Se si vuole ottenere un finanziamento per la propria azienda, sarà opportuno scrivere un business plan esaustivo e completo. Diverso è invece se il business plan è per un team interno o per voi stessi.

In secondo luogo, è necessario investire tempo nella ricerca. Il contenuto del documento sarà basato in gran parte sulle vostre idee e sulla vostra visione, ma alcune informazioni importanti necessitano della ricerca di fonti esterne. Ad esempio, individuare chi potrebbe essere interessato ai vostri prodotti, se esistono già prodotti o servizi simili a quelli che intendete proporre.

Può essere utile anche conoscere chi leggerà il vostro business plan per stabilire quali informazioni includere o omettere e valutare quanto approfondire l’analisi e la trattazione.

Un business plan deve essere scritto con precisione e puntualità e deve essere ben organizzato. Le informazioni devono essere dettagliate ma mai superflue. Deve essere sempre breve e scorrevole, in linea di massima la sua lunghezza non dovrebbe superare le 15-20 pagine. Se ci sono documenti che ritenete utili, considerate di aggiungerli in allegato.

Il linguaggio deve essere comprensibile a tutti, il tono e lo stile devono essere uniformi.

La struttura del business plan

Iniziare a scrivere un business plan da una pagina bianca può essere difficile. La cosa migliore è partire da uno schema strutturato, che indichi i punti chiave da includere in ogni sezione. Di seguito trovate un modello di business plan con le parti di cui si compone.

La prima sezione del business plan è l’Executive Summary, la parte più importante, quella che dà l’idea di cosa fa l’azienda, come lo fa e in cosa si distingue dalle altre. È la parte che si legge per prima e quella su cui si gioca la possibilità di catturare l’interesse del lettore a proseguire la lettura. Per questo deve essere originale e dimostrare l’unicità dell’idea imprenditoriale.

L’Executive Summary è una sintesi e descrive brevemente tutti i punti del piano di business. Deve indicare il progetto, gli obiettivi, la descrizione del prodotto e le caratteristiche che lo differenziano dai prodotti simili, le strategie di marketing e le azioni da compiere, i costi, le risorse e i finanziamenti necessari, le tempistiche previste.

Deve supportare con dati realistici e credibili l’idea imprenditoriale e spiegare perché un progetto o un’azienda sarà una realtà di successo.

Non deve essere eccessivamente lungo (in generale la lunghezza consigliata è di una o due pagine), deve essere convincente, autorevole e chiaro.

Per riuscire a scrivere un Executive Summary efficace, una buona pratica è quella di redigerlo alla fine, quando avrete finito di fare il resto del business plan e avrete le idee chiare.

Si tratta di una sintesi, quindi evidenziate i punti chiave che avete individuato scrivendo il vostro piano. Se il business plan serve a voi stessi per pianificare le attività, potete saltare questa parte o scriverla comunque magari per fare pratica.

Descrizione della società e del management: questa sezione sarà dedicata alla descrizione dell’azienda e della business idea. Bisogna raccontare quando è nata l’azienda, in quale settore e in quale mercato opera, quali prodotti o servizi offre, qual è il target di riferimento. È importante descrivere la struttura societaria, l’organizzazione dei ruoli, la ripartizione dei compiti e delle mansioni, la gestione e il coordinamento interno e le prospettive per il futuro.

Altre informazioni che si possono inserire sono le eventuali modifiche dell’assetto societario, eventi del passato che possono essere significativi, i progetti realizzati, l’attuale situazione economico-finanziaria, i successi e i risultati ottenuti. Nel caso di una start-up, bisognerà descrivere in modo preciso il progetto in corso, il suo sviluppo e le possibili evoluzioni future.

Descrizione dei prodotti e servizi: questa è la sezione del business plan che racconta e descrive il prodotto e/o i servizi che offrite, le caratteristiche, il modo in cui soddisfa i bisogni e i desideri del target di riferimento, i vantaggi che può garantire e le qualità che lo differenziano dai competitors.

Analisi del mercato: la fattibilità di una business idea e la possibilità per l’azienda di creare valore si sostanzia e comincia da un’attenta analisi del mercato di riferimento. In questo modo potrete individuare il tipo di domanda e le sue caratteristiche, le normative che regolano il mercato, chi sono i vostri competitors e in che modo si posizionano, come distinguervi da loro, quali sono le caratteristiche dei clienti target, le loro abitudini di consumo, lo stile di vita e le preferenze, la loro capacità di acquisto e le caratteristiche socio-demografiche e geografiche.

Strategie di marketing: adesso è il momento di illustrare le strategie adottate per soddisfare la domanda di mercato e il target di riferimento, come pensate di attirare e fidelizzare i clienti, di posizionarvi sul mercato, come promuovere i vostri prodotti e/o servizi, identificando i canali ipotizzati per la distribuzione e le leve promozionali che saranno messe in atto.

Piano operativo: si arriva poi al processo produttivo dell’azienda, al modo in cui è organizzata, come vengono ripartiti il lavoro e le mansioni, quali sono le gerarchie aziendali, con quali tecniche si produce l’offerta, come vengono reperite le materie prime, l’impatto ambientale delle attività produttive, fattore sempre più rilevante negli ultimi anni, attraverso quali canali viene distribuito il prodotto finito, le politiche adottate con i fornitori e i distributori, la ripartizione degli investimenti futuri.

Piano finanziario: questa è la parte numerica del business plan ed è forse la più importante. Ricordate sempre che anche se la vostra è l’idea imprenditoriale più innovativa del mercato, un’azienda sopravvive solo se riesce a produrre reddito.

Questa sezione risponde a diverse finalità, come definire il piano degli investimenti necessari per avviare l’attività, elaborare un piano delle fonti di finanziamento, valutare la redditività del business attraverso la programmazione dei ricavi e dei costi dei primi anni di attività, programmare i flussi finanziari dell’impresa dai quali deriva la previsione dei fabbisogni di liquidità e il loro grado di copertura da parte delle fonti iniziali di finanziamento e degli incassi derivanti dalle vendite e, di conseguenza, l’eventuale fabbisogno finanziario residuo da coprire con l’indebitamento.

Il livello di dettagli richiesto nel vostro piano finanziario dipende dal vostro pubblico e dagli obiettivi. Ma in linea di massima è bene includere tre aspetti relativi alle vostre finanze: il conto economico, lo stato patrimoniale e il cash flow.

Il conto economico è una relazione sulla capacità del business proposto di generare cassa. Valuta il rendimento finanziario dell’attività con le previsioni di tutti i costi (fissi e variabili) e dei ricavi, evidenziando il risultato economico di esercizio. La stima dei ricavi va fatta in modo verosimile, tenendo conto dell’andamento e della media dei ricavi di settore e considerando che, nel caso si tratti di una nuova attività, i ricavi saranno inferiori a quelli di aziende già presenti sul mercato.

Questa sezione comprende le proiezioni finanziarie di reddito, il costo delle merci, le spese operative e totali, il margine di profitto lordo, l’utile netto, gli ammortamenti, gli interessi... Una volta che avrete inserito tutte le voci rilevanti, potete anche pensare di predisporre un insieme di grafici che riassumano i risultati dell’analisi in modo sintetico.

Il conto economico dovrebbe essere generato su base mensile durante il primo anno, trimestrale per il secondo e annualmente per ogni anno successivo.

Lo stato patrimoniale è il prospetto che illustra la composizione del capitale sociale (quante e quali sono le attività, quante e quali le passività e il patrimonio netto), le fonti dei capitali e per cosa saranno utilizzati.

Le classi principali in cui si raggruppano le componenti del patrimonio sono le Attività e le Passività. In ogni stato patrimoniale nella voce Attività vengono inseriti tutti i beni patrimoniali, i crediti e le disponibilità liquide. Nelle Passività, invece, si raggruppano tutte le fonti di finanziamento. In questo modo avrete un’istantanea del patrimonio netto della vostra azienda, che viene calcolato sottraendo alle attività le passività.

Infine, c’è il cash flow, cioè i flussi di cassa che si generano con l’avvio dell’attività e che si ottengono scorporando dalle entrate legate alle vendite le uscite sostenute per l’acquisto di materie prime e semilavorati, costo del lavoro, imposte e tasse.

L’analisi del cash flow è uno strumento indispensabile per programmare e controllare la liquidità dell’impresa e per valutare la sua sostenibilità finanziaria. Può anche accadere, infatti, che una buona idea di business con ottime prospettive reddituali richieda un tale livello di liquidità da risultare irrealizzabile. Quindi il budget dei flussi di cassa è fondamentale per qualsiasi azienda, piccola o grande che sia, e per qualunque attività svolta.

Il budget di cassa è uno strumento semplice da usare ma difficile da creare. Viene redatto per la prima volta in previsione dell’avvio dell’attività e successivamente ogni anno nel mese di dicembre con riferimento all’esercizio seguente.

Nella sezione che riguarda la liquidità in entrata, bisogna considerare tutte le voci relative ai ricavi già evidenziate nel conto economico e verificare in che misura si possano tradurre in un reale ingresso di liquidità. Nella sezione sulla liquidità in uscita, dovrete fare un lavoro analogo sui costi, considerando quali costi si potranno tradurre effettivamente in un esborso monetario nel periodo di riferimento. Quando la liquidità in entrata è superiore a quella in uscita, il flusso di cassa è positivo. Quando si verifica lo scenario opposto, il flusso di cassa è negativo.

Il rendiconto finanziario vi permetterà di capire quando la liquidità è bassa, quando potreste avere un’eccedenza e quando potreste avere bisogno di un piano di emergenza per accedere a fonti di finanziamento o trovare nuovi flussi finanziari in modo da mantenere solvibile la vostra attività.

Allegati del business plan

Una volta scritto il business plan, si può decidere di allegare anche dei documenti aggiuntivi. Ad esempio, se il progetto imprenditoriale si realizza come spinoff di una società che già opera sul mercato, può essere opportuno allegare l’atto costitutivo e lo statuto, che elencano i soci e presentano gli schemi di funzionamento della società, gli organi aziendali, i poteri degli amministratori, i criteri di ripartizione degli utili…

Anche il curriculum vitae dei soci è importante, perché mette in evidenza la loro formazione ed esperienza, la conoscenza del settore e le motivazioni che li spingono verso la realizzazione delle idee di business.

Oltre al curriculum si può decidere di aggiungere la situazione patrimoniale e finanziaria dei soci, che offrono una misura della loro capacità di far fronte alla richiesta di restituzione del capitale preso in prestito.

I preventivi dei fornitori e i contratti già siglati servono a dare consistenza al piano economico-finanziario, insieme alle stime e alle ricerche sui mercati target.